Zarządzanie sobą w czasie

Większość ludzi twierdzi, że wie, na co przeznacza czas, lecz w rzeczywistości ma o tym zaledwie mgliste pojęcie. Niemal zawsze istnieje ogromna różnica pomiędzy naszym mniemaniem a rzeczywistością. Wyniki badania naszego wykorzystania czasu wprawiają nas na ogół w zakłopotanie, gdyż uświadamiają nam, jak potrafimy siebie zwodzić, a ponadto odsłaniają marnotrawstwo czasu, roztrwonioną energię, bezproduktywne lub niedokończone działania, odwlekanie i przerywanie pracy oraz brak dokonań podnoszących wartość firmy.
Jak często, w tym gorącym dla firm, wakacyjnym okresie słyszymy od naszych pracowników: „nie zrobiłem, nie było czasu, „dziś nie mogę, nie mam czasu” itd.

Jeżeli naprawdę pragniemy poprawić własne gospodarowanie czasem, musimy wiedzieć, na czym stoimy, czyli przeanalizować, co naprawdę obecnie robimy.

Na zły styl pracy często składa się wiele przyczyn:

1. Nie wiadomo, na co był wykorzystany czas.
2. Nie wiadomo ile czasu pochłonęła realizacja poszczególnych zadań.
3. Nie wiadomo, jakie słabe i dobre strony ma dotychczasowy styl pracy.
4. Nie wiadomo, jakie osoby i inne czynniki mają pozytywny, a jakie negatywny wpływ na naszą wydajność.

Dopiero wtedy, gdy autorytatywnie stwierdzimy, ile czasu, na co i z kim zużywamy, będziemy w stanie odkryć najsłabsze strony stylu pracy i błędy w gospodarowaniu czasem.
Ważne jest, aby widzieć czas z perspektywy firmy, swojej własnej i każdej osoby, z którą się współpracuje. Spojrzeć na czas jak na system naczyń połączonych.

Sposób wykorzystania danego nam czasu zależy od każdego z nas i może na każdego wpływać. Może wpływać dobrze lub źle, korzystnie lub nie. Myślmy o swoim czasie krytycznie. Jak go wykorzystujemy? Czy zawsze słusznie angażujemy innych do realizacji zadań? Rozsądnie czy nie?

Niezwykle ważne jest mieć pełną świadomość upływu i znaczenia czasu w naszym życiu. Nauczmy się go cenić, umiejętnie nim zarządzać szanując jednocześnie czas innych. Dotyczy to wszystkich osób, na wszystkich stanowiskach, tym bardziej, że w procesie realizacji naszych zadań zależymy od siebie.

Czas jest pojęciem względnym: to, co lubimy, mija szybko, to, czego nie lubimy wydaje się ciągnąć w nieskończoność. Godzina nie jest równa godzinie.

Fakt ten powoduje, że :

• mamy fałszywe wyobrażenie o wykorzystaniu przez nas czasu,
• spędzamy zbyt dużo czasu na czynności, która wcale tego nie wymaga,
• postrzegamy to, co nam się nie podoba jako drugorzędne i czynność taką odkładamy bez końca,
• oczyszczamy teren wokół prawdziwych problemów, nigdy ich nie rozwiązując.

Co możemy zrobić?

• raz jeszcze sprawdzić, czy na daną czynność przeznaczamy odpowiednią ilość czasu,
• wykonywać najpierw czynności mniej przyjemne zwłaszcza, jeśli są ważne,
• czuwać nad godzinami granicznymi a jeśli takiej nie ma to założyć godzinę, do której ma to być zrobione,
• wykonywać na przemian czynności przyjemne i nieprzyjemne,
• kontrolować wykorzystanie czasu.

Paradoksalnie jednak ze złą organizacja własną mogą się wiązać pewne korzyści, być może jednak pozorne. Wiele osób jest często w biegu, wychodzi późno wieczorem i przychodzi wcześnie rano, spóźnia się na zebrania, są ciągle nieuchwytne. Jeśli już są, przeszkadzają podczas zebrania czy spotkania, wdają się w długie, z pozoru ważne, dyskusje. Są to po prostu sposoby na to, aby być rozpoznawalnym przez innych, aby wyróżniać się spośród innych. Często o takich pracownikach mamy fałszywe mniemanie, że są przepracowani i dają z siebie wszystko, co niestety odbiega od rzeczywistości.

Drugą pozorną korzyścią to ucieczka od siebie, innych, od czynności niechcianych. Przeładowanie pracą codzienną jest usprawiedliwieniem, którego sobie udzielamy (i które podajemy innym), aby uciec od sytuacji psychologicznie nieprzyjemnych. Nasza nad-aktywność pozwala na to, że nie musimy mówić: nie chcę tej pracy lub po uprzednich wyjaśnieniach (uprzednim uzasadnieniu) nie, nie mogę. Będąc przeładowanym pracą, możemy uciec od niepożądanych rozmówców, problemów rodzinnych, czynności niechcianych, ponieważ są zbyt złożone lub mało wzbogacające, lub ponieważ podważają to, co do tej pory robiliśmy. W tym przypadku zdanie „bardzo bym chciał, ale nie mam czasu” pozwala nam ominąć przeszkody.

Trzecią pozorną korzyścią są mocne wrażenia. Stres sprawia, że nasze serce szybciej zaczyna bić, budzi się niepokój. Natłok spraw, odzyskiwanie straconego czasu, dwa spotkania w tym samym czasie są prawdziwą przyjemnością dla osób lubiących mocne wrażenia.

Jak wiec zorganizować własna pracę oraz prace innych, aby zyskać na efektywności?

Przede wszystkim należy zdać sobie sprawę z tego, że w ciągu dnia o różnych porach nie pracujemy jednakowo. Absolutna wartość najwyższej i najniższej sprawności jest indywidualnie zróżnicowana, jednak rzeczą wspólną dla wszystkich ludzi są rytmiczne wahania sprawności. Bezpośrednio po fazach najwyższej aktywności następują dwugodzinne fazy odpoczynku, podczas których narządy ciała pracują na zwolnionych obrotach i nie powinny być nadmiernie przeciążane.

Co oznacza to dla przeciętnego przebiegu dnia?

Punkt najwyższej sprawności osiągany jest przed południem, kiedy żołądek, trzustka, śledziona i serce aktywnie pracują. Ten poziom jest już później w ciągu dnia o wiele niższy. Dlatego pilne i ważne muszą być zaplanowane na początek dnia.

Po obiedzie, kiedy aktywne jest jelito cienkie, występuje znane obniżenie sprawności, które wiele osób próbuje pokonać pijąc mocną kawę. Nie próbujcie sprzeciwiać się waszemu biologicznemu rytmowi, zamiast tego odprężcie się przy filiżance herbaty i wykorzystajcie ten czas na kontakty socjalne i czynności rutynowe.

Typowa krzywa przeciętnej dziennej sprawności fizycznej sprawdzona była we wszystkich uprzemysłowionych państwach u setek tysięcy ludzi. Wyroby wybrakowane, błędy, największe niebezpieczeństwo spowodowania wypadku pojawiają się w określonych fazach rytmu dnia. Tempo przesuwania się taśm produkcyjnych, np. przy produkcji samochodów jest w ciągu dnia przyspieszone lub zwalniane odpowiednio do przebiegu krzywej sprawności, inaczej ustawiane podczas nocnej zmiany, a inaczej podczas wieczornej itd.

Każdy człowiek ma swój rytm, swój wewnętrzny zegar, system chrono-biologiczny.
Jedni są aktywni wieczorem, inni rano. Jest bardziej lub mniej dyspozycyjnym w zależności od godziny dnia, pory roku, klimatu. Odwrotnie niż maszyna, istota ludzka nie jest zdolna do pracy ciągłej z utrzymywaniem ciągle takiej samej wydajności. Nasza efektywność jest wyznaczana w cyklach po około 1 i ½ godziny. Powyżej pewnego progu nasza skuteczność spada. Nasza efektywność zmienia się również w zależności od godziny dnia.

Z drugiej strony, mamy rytm wyznaczony przez nasz zegar zewnętrzny, życia zawodowego i rodzinnego. Pewne okresy (dzień, tygodnie, miesiące) są zwyczajowo bardziej wypełnione obowiązkami niż pozostałe. W innych momentach jesteśmy mniej dyspozycyjni w życiu zawodowym (wakacje dzieci, etc.). Oczywiście pewne stanowiska na przykład te w helpdesku słabo korelują z rytmem wewnętrznym człowieka. Co jednak ważne to świadomość własnych ograniczeń i takie ustawienie obowiązków, aby indywidualny okres największej wydajności został w pełni wykorzystany.

A oto 12 praw, które pozwolą na skuteczniejszą organizacje własną:

1. Do wykonania każdej czynności zarezerwować odpowiednią ilość czasu. Im więcej mam czasu na wykonanie jakiejś pracy, tym więcej czasu mi ona zajmie. Praca rozciąga się w czasie, aż do momentu, kiedy zajmuje całość czasu, który na nią przeznaczyliśmy. Dlatego też należy ustalić graniczną godzinę wykonania zadania i trzymać się tego za wszelką cenę.
2. Podchodzić realistycznie do oceny czasu i jego planowania. Każda rzecz zabiera z reguły więcej czasu niż przewidywaliśmy. Nic nie jest takie proste jak w naszych początkowych założeniach. Ryzykujemy, że przecenimy swoje możliwości wykonania danej czynności w określonym czasie i nigdy nie skończymy tego, co zaczęliśmy. Jak wiec sobie radzić? Sporządzać codzienny bilans swoich czynności, połączyć przygotowanie, dojrzewanie, sytuacje nieprzewidziane, oceniać czas przygotowania (metoda 3 zadań):
   • to, co mogę zrobić szybko, mam potrzebne informacje,
   • to, co wymaga dodatkowych informacji, lekkie przygotowanie,
   • to, co wymaga „okresu dojrzewania: czytanie, dokumentowanie , spotkanie z kimś.
3. Stawiać na pierwszym miejscu zadania o charakterze ciągłym. Praca w sposób ciągły zabiera mniej czasu niż podchodzenie do tej samej rzeczy kilka razy. Każde nowe zadania do wykonania wymaga czasu na wdrożenie, podczas którego nasza skuteczność nie jest optymalna (czas nie jednolity jest czynnikiem złożoności zadania). Praca przerwana jest mniej skuteczna. Przyzwyczajamy się do pracy rozdrobnionej i uzależniamy się od przerywania pracy. Co możemy zrobić? Chronić się przed prośbami o wykonanie jakiejś dodatkowej pracy, zmusić się i nie porzucać zadań już rozpoczętych, grupować zadania powtarzające się i regularnie wykonywane w adekwatnych i odpowiednich do tego godzinach (rozmowy telefoniczne, czytanie korespondencji itd.)
4. Uświadomić sobie względność czasu. Jak już pisałam o tym wyżej, gdy robimy to, co lubimy czas płynie szybciej. Gdy nudzimy się czas wlecze się nieubłaganie. Ważna tu jest nasza umiejętność koncentracji a przede wszystkim mobilizacji zasobów własnych, aby jak najszybciej dojść do stanu, w którym pracujemy a czas upływa niemal niepostrzeżenie
5. Na pierwszym miejscu stawiać to, co jest najistotniejsze.
   • prawo Pareto ma zastosowanie również w zarządzaniu czasem
   • 20% naszych czynności daje nam 80% rezultatów
   • cczynności najistotniejsze zabierają nam 20% naszego czasu i energii, czynności dodatkowe zaś – 80%
   • dlatego też musimy odróżniać pilne od ważnego a z ważnych zadań na pierwszym miejscu stawiać te najistotniejsze dla naszego firmy
6. Zaplanować wcześniej wykorzystanie czasu. Praca zaplanowana odrzuca czynności nieplanowane. Często pracujemy dla innych, nie mogąc osiągnąć własnych celów, za często tez działamy pod presją zdarzeń.
   • Aby tego uniknąć możemy:
     • ustalić spotkania z samym sobą, w celu zaplanowania czasu w regularnych odstępach,
     • planować wcześniej załatwienie wszystkich najistotniejszych spraw,
     • zarezerwować czas na rzeczy nieprzewidziane.
7. Zastanawiać się przed podjęciem działania.
   • Niestety często zdarza się najpierw wykonanie a potem koncepcja, robienie rzeczy ważnych dopiero wtedy, kiedy pojawia się mnóstwo pilnych i wreszcie podejmowanie złych decyzji lub wykonywanie czynności zbędnych w wyniku niewystarczającego wcześniejszego ich przemyślenia. Zanim zaangażujemy się w rozwiązanie jakiegokolwiek problemu, przyznajmy sobie czas na przemyślenie:
     • charakteru zadania do wykonania,
     • metody, której należy użyć,
     • kwestii posiadania, bądź nie, całości potrzebnych do rozwiązania problemu informacji.
8. Nie odkładać na później podejmowania decyzji. Niepokój o dokonywanie racjonalnych wyborów, obawa spowodowana ryzykiem i możliwością popełnienia błędu prowadzą często do odkładania podjęcia decyzji na później. Sytuacje delikatne mogą wywoływać podobne zachowania (np.: wtedy, kiedy trzeba zwrócić uwagę podwładnemu regularnie spóźniającemu się do pracy). A oto, co może spowodować odkładanie decyzji:
   • paraliż w wyniku nadmiaru informacji,
   • nie podejmowanie decyzji na czas,
   • powtarzanie się takich sytuacji,
   • myślenie o niczym innym jak tylko o nierozwiązanym problemie.
   • W takich sytuacjach należy podchodzić metodycznie do podejmowania decyzji nie odkładać podejmowania decyzji w sytuacjach delikatnych, ustalić daty graniczne i trzymać się ich.
9. Sporządzić listę zadań! – wszystkie zadania do wykonania ułożyć w porządku priorytetowym Najczęstsze błędy to brak interwencji lub za wolna interwencja w sytuacjach priorytetowych. Wykonujemy też nagminnie zadania w kolejności ich pojawiania się, i tym samym pozwalamy, aby chronologia i przypadek rządziły naszym czasem.
   • A oto kilka rad:
     • sporządzić listę zadań – to najlepszy system porządkowania i kontroli rzeczy do wykonania,
     • mieć nawyk – masz coś do zrobienia – zapisz na liście,
     • przekreślać wykonane zadania,
     • przepisywać informacje o nieukończonych zadaniach – regularnie porządkuj listę w komputerze,
     • realizacja zadań – rozumować według priorytetów,
     • przyznać jakiś poziom pierwszeństwa wszystkim zadaniom do wykonania – zarezerwuj/zaznacz czas w kalendarzu,
     • nie wykonywać zadań w międzyczasie,
     • jeśli pomiędzy zadaniami uda się wygospodarować np. 15 minut – wykorzystać ten czas na proste czynności np. telefony,
     • na zakończenie dnia – weryfikacja listy – „ułożenie” zadań na następne dzień, dni, tygodnie,
     • zaplanuj najważniejsze zadania na początek dnia, masz świeży umysł, skoncentrowany, pełen energii, miej taki zwyczaj,
     • nie wszystkie zadania z listy muszą zostać ukończone danego dnia, tylko te „terminowe”.
10. Uwzględniać własny rytm pracy i rytm pracy w firmie. Oznacza to odkrycie swoich granic i okresów większej efektywności a także świadomość rytmu całego firmy i swojego działu. Planować należy działania trudne, przemyślenia, oraz czynności strategiczne w okresach większej efektywności. Określić swój dzień idealny i próbować być możliwie jak najbliżej tego ideału. Określić częstotliwość występowania przerywania zaplanowanego przebiegu zdarzeń (telefon, kontakt) uwzględniając godziny, zaplanować wszystkie czynności biorąc pod uwagę ten wskaźnik.
11. Wykonywać naprzemiennie zadania o różnej naturze unikając monotonii. Trzeba pamiętać o tym, aby wykonywać tylko jedną czynność na raz. Dobieramy czynności o różnym charakterze (wymiennie poświęcać swój czas na: planowanie, działanie, relacje interpersonalne). Wykonujemy na przemian czynności krótkie i długie. Zmieniać zajęcie należy tylko w przypadku ryzyka blokady.
12. Optymalnie wykorzystywać swoje zdolności umysłowe. Pamięć jest wykorzystywana zbyt często wyłącznie, jako magazyn informacji (numery telefonów, zadania do wykonania, kontakty, które trzeba nawiązać itd.). Jest ona zarzucona informacjami, podczas gdy powinna być zarezerwowana na refleksję dotyczącą przyczyn i metod.

Myślę, ze te kilka uwag i rad skłoni Czytelników do refleksji nad organizacją osobista i zarządzaniem czasem w firmy. Zapraszam również do organizacji szkoleń o tej tematyce, które z pewnością poprawia efektywność.

Autor: Magdalena Guillet